Lokaliseret HR-dokumentation: Sådan inddrages en global arbejdsstyrke

Sidst opdateret den February 2, 2021

Ekskluderer du utilsigtet dele af din medarbejderstab, fordi al din interne kommunikation kun er på ét sprog? Sådan inddrager du alle medarbejdere, uanset sprog og lokation.

En global virksomhed kan afholde onlinemøder på et fælles forstået sprog, såsom engelsk, men det betyder ikke, at alle lokalkontorer udfører deres daglige forretninger på dette sprog.

Medarbejdere på regionale kontorer taler deres eget sprog og arbejder i henhold til deres lokale kultur og traditioner. Derfor kommer det ikke som en overraskelse, at en centraliseret, monokulturel tilgang til intern kommunikation kun har begrænset rækkevidde og effekt.

Forestil dig en amerikansk forretning med datterselskaber rundt om i verden, hvis HR-afdeling udsender alt fra “månedens medarbejder” til selskabets årsrapport til hele sin globale arbejdsstyrke på engelsk.

I mellemtiden forbliver alt det indhold, der produceres af det amerikanske HR-personale, uset på deres belgiske kontor, bortset fra måske nogle få ledere – fordi belgisk arbejdsret siger, at kommunikation med medarbejdere på linjeniveau skal foregå på det lokale sprog.

Effektivt lokaliseret intern kommunikation har potentialet til ikke kun at engagere medarbejdere, men at øge produktiviteten i hele organisationen ved at sikre, at alle føler sig som del af det samme team.

At nå disse mål er mere udfordrende, når arbejdsstyrken er spredt rundt om i verden, men det er det værd. Som en McKinsey-rapport fremhæver, kan produktiviteten stige med 20 til 25 % i virksomheder, hvor medarbejderne føler sig mere socialt forbundet – uanset deres sprog eller lokation.

Så hvad kan virksomheder gøre for at udnytte denne mulighed?

Hvilke HR-dokumenter skal lokaliseres?

1. Nyheder

Interne nyheder og vigtige meddelelser, hvad enten de distribueres via et nyhedsbrev, intranet eller andet medie, er en vigtig del af en virksomheds fællesskabsfølelse. Denne type kommunikation kan også være et værdifuldt værktøj til at få feedback fra medarbejderne.

For at kunne levere nyheder og få feedback, der er brugbart for en virksomhed, skal den forstås af og have relevans for hele organisationen, ikke kun for en del af den. Ingen bør udelukkes fra diskussionen blot på grund af sprog, placering eller kultur.

2. Politikker

De fleste virksomheder giver nye medarbejdere en medarbejderhåndbog for at informere dem om de regler og forskrifter, fremgangsmåder og procedurer, der skal følges inden for organisationen. Derefter er der vigtige politikker, såsom Sundhed og sikkerhed, der sikrer, at alle aktiviteter, der udføres i virksomheden, overholder både virksomhedens regler og lokale juridiske regler.

Det er vigtigt, at denne slags grundlæggende information formidles med lige stor vigtighed for alle medarbejdere i organisationen. Lokalisering af alle HR-politikker, der er designet for at hjælpe medarbejderne med at være produktive og sikre på arbejdspladsen, giver ikke kun forretningsmæssig mening, men forhindrer også virksomheden i utilsigtet overtrædelse af lokale regler.

3. Software

Mange af de daglige HR-opgaver udføres via virksomhedens computersystemer. For eksempel kan medarbejdere indsende timesedler, ansøge om ferie og gennemføre præstationsevalueringer fra deres eget skrivebord, hvor det end måtte være.

Men hvis systemets instruktioner, grænseflade eller indtastningsmetoder ikke er skræddersyet, så de passer til kravene fra lokale brugere, vil disse ansatte ikke blive retfærdigt behandlet.

For eksempel vil evalueringer, der involverer multiple choice-spørgsmål, skabe forvirring i nogle kulturer, hvor de ikke er almindelig praksis.

Virksomheder, der tilbyder e-learning-kurser, vil stå i vejen for nogle af de internationale medarbejderes udvikling, hvis kurset ikke oversættes korrekt til deres modersmål og præsenteres i et format, som de kender.

Der er også forskellige lovgivninger, som virksomhederne skal have styr på i forhold til hvordan og hvor medarbejderdata lagres i hvert enkelt land.

4. Virksomheden

Fra økonomiske prognoser til juridisk dokumentation og aktiemarkedsrapporter – officiel virksomhedsdokumentation kan være yderst teknisk og fuld af lange, komplekse sætninger, der giver ringe mening for andre end specialister inden for det pågældende felt.

Mens oversættelsen af et så indviklet sprog er en udfordring i sig selv – hvor den mindste afvigelse fra den tilsigtede formulering kan have potentielt alvorlige konsekvenser – er der også forskellige måleenheder og måder at kommunikere om penge, datoer og målinger på, udtryk og faste vendinger, der er forskellige fra land til land, og så er der selvfølgelig forskellige love og regler, der skal overholdes.

Lokaliser HR for at maksimere medarbejderengagement og fastholdelse

For at en virksomheds HR-funktion skal lykkes globalt, skal den lykkes lokalt.

Af de grunde, vi beskrev ovenfor, kan dette imidlertid være noget af en udfordring – og det er grunden til, at partnerskab med et erfarent lokaliseringsteam kan være en effektiv løsning. Specialister på området kan give medarbejdere og andre interesserede parter indhold på deres eget sprog, der er genskabt, så det passer til den kulturelle og regionale kontekst.

Effektiv lokalisering af intern kommunikation på denne måde er et udtryk for, at alle medarbejdere er vigtige. Det etablerer også virksomhedens værdier i hele organisationen og sikrer, at alle medarbejdere stræber mod de samme mål.

Virksomhedslokaliseringseksperterne Summa Linguae Technologies (SLT) hjælper globale virksomheder med at formulere HR-indhold, der imødekommer medarbejdernes behov mange steder rundt om i verden. For Thomas Boettger, Project Manager i SLT, giver lokalisering fordele for hele virksomheden:

“HR-lokalisering sikrer, at din interne kommunikation har den tilsigtede effekt i hele virksomheden. Det har positive konsekvenser for virksomhedens sammenhængskraft, jobtilfredshed og fastholdelse af personale, hvilket styrker brandet som helhed og kan være en game-changer i forhold til vækst.”

Hvis denne artikel har fået dig til at indse, at din virksomheds interne kommunikation og HR-dokumentation ikke når ud til alle dele af din globale organisation så godt som den kunne, så kontakt SLT i dag og find ud af, hvad lokalisering kan gøre for dig og alle dine medarbejdere.

Relaterede indlæg

Summa Linguae Technologies bruger cookies til at få en bedre forståelse af, hvordan websitet bliver brugt. Ved at fortsætte med at bruge dette website, giver du dit samtykke til denne politik.

Læs mere