Retningslinjer for HMS (helse, miljø og sikkerhet) er viktig for folk og bra for bedriften. Men for at de skal fungere etter hensikten, må de foreligge på flere språk.
HMS-regler har blitt noe vi må ta hensyn til på alle områder av samfunnet, men kanskje aller mest i arbeidslivet.
HMS-reglene sikrer de ansattes, de besøkendes og kundenes ve og vel, og er dermed fornuftige tiltak også fra et forretningsperspektiv siden de beskytter mot eventuelle søksmål og bidrar til økt tilfredshet blant de ansatte.
HMS-reglene følges som regel av omfattende dokumentasjon, alt fra risikoevalueringer til detaljerte instruksjoner og håndbøker. For at reglene skal fungere effektivt, må imidlertid språkbruken være klar og konsekvent.
Betydningen av HMS-kommunikasjon
Internasjonaliseringen av næringslivet har ført med seg en tilsvarende internasjonalisering av HMS-arbeidet, og mange land har innført internasjonale standarder.
Alle nye verktøy og maskiner og alt nytt elektrisk utstyr som anskaffes, skal følges av instruksjoner for trygg bruk. Kjemikalier skal merkes med advarsler om giftige stoffer og anvisninger for trygg bruk. Møbler, utstyr og arbeidsmiljøer skal utformes i henhold til regler for ergonomi, som tar hensyn til folks fysiske evner og begrensninger.
Ulike bransjer har sitt HMS-fokus. Dette kan være alt fra regler for personlig verneutstyr og informasjon om bruk av firmaets kjøretøy til mer generelle retningslinjer for brannsikkerhet eller innrapportering av eventuelle uhell på arbeidsplassen.
Hvis en ansatt skader seg på jobb, avhenger det juridiske av hvilken sikkerhetsinformasjon den ansatte hadde tilgang på, og når skaden skjedde. Dersom retningslinjene og prosedyrene foreligger på samtlige ansattes språk, er selskapet beskyttet. Hvis ikke kan selskapet ha opptrådt uaktsomt.
Den internasjonale HMS-standarden ISO 45001 fastslår at «En virksomhet har ansvar for at ansatte og andre mennesker som kan påvirkes av dens aktiviteter, ikke tar skade av det. Dette ansvaret omfatter å fremme og beskytte deres fysiske og mentale helse.»
Det er derfor viktig at samtlige ansatte forstår selskapets HMS-retningslinjer fullt ut. For selskaper som driver internasjonal virksomhet, betyr det at det må utarbeides et omfattende HMS-program som forstås av hele den flerspråklige arbeidsstyrken.
Flerspråklige HMS-regler
HMS-kommunikasjonen kan ta mange former. Noen eksempler:
- håndbøker
- instruksjoner
- avtaler og kontrakter
- kursmateriell
- flytskjemaer
- diagrammer
- illustrasjoner
- kart
- plakater
- bilder med tekst
- videoer
- sosiale medier
- nettsider
All tekst, alle kommentarer og alle bildetekster må gjengis presist på alle språk, og i hvert tilfelle må oversettelsen være like umiddelbart forståelig som den opprinnelige kildeteksten.
Det å gjøre HMS-dokumentasjon forståelig på mange språk er utfordrende fordi innholdet ofte er utpreget teknisk. Ikke desto mindre må budskapet formidles klart og tydelig, uten tvetydigheter.
Det må tas hensyn til lokaliseringsspørsmål, for eksempel kan det bli nødvendig å tilpasse visse formuleringer med tanke på lokalt lovverk og kulturelle forskjeller. Idiomatiske uttrykk og andre faste uttrykk må oversettes slik at betydningen kommer riktig fram på målspråket. På noen språk finnes det kanskje ikke noen eksisterende oversettelse for enkelte bransjespesifikke termer.
Slike utfordringer må løses på en måte som gjør at det ikke oppstår tvetydigheter i den nye målteksten.
Arbeidsprosessen ved oversetting av HMS-regler
Prosessen for oversetting av denne typen viktig informasjon bør omfatte følgende tre etapper:
1. Juridisk gjennomgang
Uansett hva slags HMS-tekster som skal oversettes, bør arbeidet starte med en gjennomgang av oversettelsesprosjektets omfang.
Er det for eksempel behov for å innhente råd hos eller få teksten godkjent av en jurist for å sikre at gjeldende regler i målspråksområdet overholdes? I så fall bør jurister og eksperter på lovsamsvar være med i prosjektgruppen.
2. Oversetting utført av fagspesialister
Erfarne morsmålsoversettere som spesialiserer seg på medisinske tekster og har kunnskap om HMS-lovgivning, vil gi et langt bedre resultat enn om det brukes generelle oversettere. Dersom oversetteren går glipp av en avgjørende nyanse i et viktig dokument, kan det få alvorlige følger.
3. Lagring i oversettelsesminner
For å sikre nøyaktige og konsekvente oversettelser er det hensiktsmessig å lage en liste over ord og vendinger som allerede er oversatt. Ikke minst gjelder dette bransjespesifikk terminologi. Når disse oversettelsene lagres i en database, får vi et oversettelsesminne, som vi kan slå opp i når en term dukker opp igjen.
Summa Linguae Technologies (SLT) benytter seg av det siste nye innen oversettelsesminneteknologi for å levere førsteklasses resultater med lave kostnader.
Micheline Freij, administrerende direktør for SLTs virksomhet i USA, forklarer:
Micheline Freij
Adm. dir. for Summa Linguae Technologies’ virksomhet i USA
«Et oversettelsesminne er særlig nyttig i forbindelse med store volumer med HMS-stoff fordi det gjør det mulig å gjenbruke eksisterende oversettelser. Det sikrer ikke bare at oversettelsene blir mer konsekvente, men setter også fart i prosessen og gir betydelige kostnadskutt.»
Ikke la språket stå i veien for sikkerheten på arbeidsplassen
I dagens moderne arbeidsliv, med en mobil, internasjonal arbeidsstyrke og til dels store kulturforskjeller, har flerspråklige retningslinjer for HMS blitt viktigere enn noensinne.
Uansett hvor i verden bedriften din har sin virksomhet og hvilke språk dere bruker, må HMS-reglene forstås av alle. Helsen og sikkerheten til de ansatte, de besøkende og kundene er for viktig til at dere kan ta sjansen på at det kan være feil i virksomhetens HMS-dokumentasjon.
Vi i Summa Linguae Technologies kan hjelpe virksomheten din med å utarbeide en klar og helhetlig HMS-kommunikasjon som dekker et bredt spekter av ressurser, språk og kulturer. Kontakt SLT i dag hvis du vil dra nytte av vår lange erfaring på feltet eller ønsker mer informasjon.
