PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
SUMMA LINGUAE TECHNOLOGIES Spółki Akcyjnej z siedzibą w Krakowie
§1 Postanowienia ogólne
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych SUMMA LINGUAE TECHNOLOGIES Spółki Akcyjnej z siedzibą w Krakowie (zwana dalej „Procedurą”) określa zasady dokonywania wewnętrznych Zgłoszeń dotyczących Naruszeń prawa, podejmowania Działań następczych, jak również określa środki ochrony Osób dokonujących zgłoszenia przed Działaniami odwetowymi, podjętymi w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
2. Zarząd Spółki odpowiedzialny jest za:
a. wdrożenie Procedury zgodnie z przepisami prawa i zapewnienie środków niezbędnych do jej realizacji;
b. dokonywania okresowego przeglądu Procedury (nie rzadziej niż raz w roku), w celu zapewnienia adekwatności Procedury do charakteru, zakresu i rozmiarów prowadzonej przez Spółkę działalności;
c. nadzór nad wdrożeniem Procedury i zapewnieniem środków niezbędnych do jej realizacji;
d. ustalenie zasad zaznajamiania z treścią Procedury wszystkich osób zatrudnionych w Spółce, a także wśród osób ubiegających się o zatrudnienie oraz prowadzenie polityki informacyjnej, której celem jest rozpowszechnienie wiedzy o zasadach i funkcjonowaniu Procedury, a także korzyści wynikających dla Spółki z umożliwienia dokonywania zgłoszeń Naruszeń prawa.
3. Procedura stanowi element stosowanego przez Spółkę wewnętrznego systemu compliance, mającego na celu między innymi tworzenie przyjaznego miejsca pracy.
4. Ilekroć w Procedurze mowa jest o:
a. Działaniu następczym – należy przez nie rozumieć wszelkie działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania Naruszeniu prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności wszczęcie i prowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, sporządzenie wniosków lub raportu mających na celu przeciwdziałanie skutków Naruszenia prawa i wystąpieniu Naruszenia prawa w przyszłości;
b. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Osoby dokonującej zgłoszenia lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Osobie dokonującej zgłoszenia, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Osobie dokonującej zgłoszenia;
c. Informacji o Naruszeniu Prawa – należy przez nie rozumieć informację lub informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w którym Osoba dokonująca zgłoszenia uczestniczyła w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracowała, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w Kontekście związanym z pracą, lub informację lub informacje dotyczące próby ukrycia takiego Naruszenia prawa;
d. Komisję ds. Zgłoszeń – należy przez nią rozumieć bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną wyodrębnioną w ramach struktury organizacyjnej Spółki, której członkowie upoważnieni są do podejmowania działań następczych, włączając w to merytoryczną weryfikację Zgłoszenia i prowadzenie postępowania wyjaśniającego;
e. Kontekście związanym z pracą – należy przez niego rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych;
f. Naruszeniu prawa – należy przez nie rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
i. korupcji;
ii. zamówień publicznych;
iii. usług, produktów i rynków finansowych;
iv. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
v. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
vi. bezpieczeństwa transportu;
vii. ochrony środowiska;
viii. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
ix. bezpieczeństwa żywności i pasz;
x. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
xi. zdrowia publicznego;
xii. ochrony konsumentów;
xiii. ochrony prywatności i danych osobowych;
xiv. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
xv. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
xvi. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
g. Organie publicznym – należy rozumieć przez niego naczelny i centralny organ administracji rządowej, terenowy organ administracji rządowej, organ jednostek samorządu terytorialnego, inny organ państwowy oraz inny podmiot wykonujący z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwy do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w lit. d powyżej;
h. Osobie dokonującej zgłoszenia – należy rozumieć przez nią osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie Informacje o Naruszeniu prawa w Kontekście związanym z pracą;
i. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy rozumieć przez nią osobę fizyczną, która pomaga Osobie dokonującej zgłoszenia w zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
j. Osobie powiązanej z Osobą dokonującą zgłoszenia – należy rozumieć przez nią osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Osoby dokonującej zgłoszenia;
k. Pełnomocniku ds. Zgłoszeń – należy przez nich/niego rozumieć dedykowaną/e, osobę lub osoby wyznaczone w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej Spółki, upoważnioną/e do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych, formalnej i wstępnej weryfikacji Zgłoszenia i prowadzenia dalszej komunikacji z Osobą dokonującą zgłoszenia, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie Osobie dokonującej zgłoszenia informacji zwrotnej;
l. Rejestrze – należy przez niego rozumieć Rejestr Zgłoszeń Naruszeń Prawa prowadzony przez Spółkę;
m. Spółce – należy przez nią rozumieć SUMMA LINGUAE TECHNOLOGIES Spółkę Akcyjną z siedzibą w Krakowie, przy ul. Opolskiej 110, 31-323 Kraków, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000400208, NIP 9452165721, REGON 12243510800000;
n. Ujawnieniu publicznym – należy przez nie rozumieć podanie informacji o Naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
o. Ustawie – należy przez nią rozumieć Ustawę o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928, z późn. zm.);
p. Zgłoszeniu – należy przez nie rozumieć przekazanie w dobrej wierze informacji o rzeczywistym Naruszeniu prawa lub uprawdopodobnionym podejrzeniu wystąpienia Naruszenia prawa, przy wykorzystaniu jednego ze wskazanych w Procedurze kanałów zgłaszania. Zgłoszenia dzielą się na:
– wewnętrzne (ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o Naruszeniu prawa) albo
– zewnętrzne (ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Organowi publicznemu informacji o Naruszeniu prawa).
5. Procedurę stosuje się do Zgłoszeń Naruszeń prawa dokonanych w szczególności przez:
a. pracowników, pracowników tymczasowych Spółki;
b. osób świadczących na rzecz Spółki pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
c. prokurentów, wspólników lub Członków organów Spółki;
d. stażystów, praktykantów lub wolontariuszy zatrudnionych lub wykonujących pracę na rzecz Spółki.
Procedurę stosuje się także do osób, które zgłaszają lub Ujawniają publicznie informacje o Naruszeniu prawa uzyskane w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz lub już po ich ustaniu.
6. Procedura nie ma zastosowania w stosunku do:
a. spraw z życia prywatnego osób zatrudnionych w Spółce lub ich konfliktów personalnych,
b. spraw z zakresu prawa pracy, dla których właściwe pozostają przepisy prawa pracy i sądy pracy,
c. spraw wchodzących w zakres innych obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych, dotyczących w szczególności: przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji oraz innych obowiązujących w Spółce kodeksów etycznych.
7. Osoba dokonująca zgłoszenia podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miała uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi informację o Naruszeniu prawa.
8. Spółka przekazuje informację o obowiązywaniu Procedury z informacją o możliwości zapoznania się z jej treścią wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
§2 Cel Procedury
1. Celem Procedury jest stworzenie dedykowanych, wewnętrznych i poufnych sposobów (kanałów zgłoszeń), umożliwiających dokonywanie wewnętrznych Zgłoszeń dotyczących Naruszeń prawa w Kontekście związanym z pracą oraz zapewnienie Osobom dokonującym zgłoszenia właściwej i skutecznej ochrony przed Działaniami odwetowymi podjętymi w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
2. Celem Procedury jest również zapobieganie Naruszeniom prawa lub łagodzenie ewentualnych skutków Naruszeń prawa dla Spółki, poprzez wczesne wykrywanie Naruszeń prawa i podjęcie adekwatnych działań następczych, w szczególności redukujących wystąpienie Naruszenia prawa w przyszłości.
§3 Sposoby dokonywania Zgłoszeń
1. Zgłoszeń Naruszenia prawa dokonuje się w formie:
a. zgłoszenia wewnętrznego, których zasady określa Procedura,
b. zgłoszenia zewnętrznego.
2. Zarząd Spółki gwarantuje:
a. że Procedura oraz związane z przyjmowaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Osoby dokonującej zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz każdej osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób;
b. że wobec Osoby dokonującej zgłoszenia nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań;
c. że dołoży starań, aby wszystkie Zgłoszenia były rozpatrywane bezstronnie, obiektywnie oraz z należytą starannością i skrupulatnością;
d. podjęcie, z zachowaniem należytej staranności, Działań następczych przez Komisję ds. Zgłoszeń;
wobec czego, zachęca, aby w przypadku, gdy Naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki, a Osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko Działań odwetowych, wszystkie osoby mające wiedzę o Naruszeniu prawa lub o ich podejrzeniu, dokonywały zgłoszeń wewnętrznych na zasadach określonych Procedurą.
W ocenie Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki, zgłoszenia wewnętrzne zapewniają z jednej strony większą efektywność i szybkość podejmowania Działań następczych, z drugiej zaś pozwalają Zarządowi lub Radzie Nadzorczej Spółki (gdy Naruszenie prawa jest wynikiem działania Członka Zarządu Spółki) skuteczniej przeciwdziałać ewentualnym negatywnym skutkom Naruszeń prawa dla Spółki i Osób dokonujących zgłoszenia oraz podejmować adekwatne działania w celu zapobieżenia ich wystąpieniu w przyszłości.
3. Osoba dokonująca zgłoszenia może skorzystać z formy zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
4. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organ publiczny, na zasadach szczegółowo opisanych w Ustawie.
5. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz Organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w Zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
6. Rzecznik Praw Obywatelskich i Organ publiczny ustalają własne, odrębne procedury przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń zewnętrznych oraz stosują i zapewniają ustawowe środki przewidziane dla ochrony poufności Osoby dokonującej zgłoszenia.
7. Zgłoszenie zewnętrzne adresowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organu publicznego może być dokonane ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane: w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub Organ publiczny przyjmujący zgłoszenie albo w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub Organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez Organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
8. Szczegóły dotyczące przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich i Organy publiczne dostępne są na stronach internetowych Biuletynów Informacji Publicznej.
9. Naruszenie prawa stanowiące przestępstwo należy zgłosić właściwym organom ścigania (Policji lub prokuraturze), niezależnie od skorzystania z kanałów Zgłoszeń określonych Procedurą.
§4 Kanały Zgłoszeń wewnętrznych
1. Spółka zapewnia dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych w formie wiadomości przesłanej za pośrednictwem wykorzystywanej w Spółce platformy (Microsoft Forms – Sygnaliści | Whistleblower). Spółka udostępnia link do dedykowanego formularza zgłoszeń wraz z treścią Procedury.
2. Na wniosek Osoby dokonującej zgłoszenia Spółka umożliwia dokonanie Zgłoszenia ustnie podczas spotkania Osoby dokonującej zgłoszenia z Pełnomocnikiem ds. Zgłoszeń, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Osoba dokonująca zgłoszenia może wskazać konkretnego Pełnomocnika ds. Zgłoszeń, uczestniczącego w spotkaniu, jeżeli jest to uzasadnione posiadaną przez tę osobę Informacją o Naruszeniu Prawa.
3. W przypadku dokonania zgłoszenia ustnego, w sposób przewidziany w ustępie poprzednim, za zgodą Osoby dokonującej zgłoszenia Zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
a. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie albo
b. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. W takim przypadku, Osoba dokonująca zgłoszenia może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
4. Każdy z ww. kanałów obsługiwany jest przez Pełnomocnika ds. Zgłoszeń.
5. Spółka przewiduje postępowanie z Informacjami o Naruszeniach Prawa zgłoszonymi anonimowo. Osoba dokonująca zgłoszenia, która chce pozostać anonimowa, nie powinna w Zgłoszeniu podawać danych umożliwiających jej identyfikację (w szczególności imienia lub nazwiska lub innych danych identyfikujących).
6. Spółka zastrzega, że w przypadku Informacji o Naruszeniach Prawa zgłoszonych anonimowo ochrona przed działaniami odwetowymi może być utrudniona (z uwagi na brak informacji o tożsamości Osoby dokonującej zgłoszenia), w związku z czym zachęca do podania danych identyfikujących przy dokonywaniu Zgłoszeń.
7. Aby zapewnić w pełni bezstronne, obiektywnie i niezależne rozpatrywanie Zgłoszeń, Spółka ustanawia alternatywny wewnętrzny kanał zgłaszania Naruszeń prawa, na wypadek, gdyby Zgłoszenie dotyczyło Pełnomocnika ds. Zgłoszeń. Zgłoszenia należy wówczas dokonać w następujący sposób:
a. na wniosek Osoby dokonującej zgłoszenia – ustnie podczas spotkania Osoby dokonującej zgłoszenia ze wskazanym przez Osobę dokonującą zgłoszenia Pełnomocnikiem ds. Zgłoszeń, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku,
b. w formie wiadomości przesłanej za pośrednictwem wykorzystywanej w Spółce platformy (Microsoft Forms – Skrzynka zaufania | Trust box). Spółka udostępnia link do dedykowanego formularza zgłoszeń dotyczących Pełnomocnika ds. Zgłoszeń wraz z treścią Procedury.
8. Spółka zapewnia odpowiednie środki techniczne, aby Alternatywne wewnętrzne kanały zgłaszania Naruszeń prawa, o którym mowa w ustępie poprzedzającym obsługiwane były przez osoby, których nie dotyczy Informacja o Naruszeniu Prawa.
9. Alternatywne wewnętrzne kanały zgłaszania Naruszeń prawa służą wyłącznie do rozpatrywania Zgłoszeń dotyczących Pełnomocnika ds. Zgłoszeń, w przypadku, gdyby Zgłoszenie dokonane za pośrednictwem ww. alternatywnych kanałów dotyczyło innych osób, Zgłoszenie przekazywane jest do Pełnomocnika ds. Zgłoszeń.
10. Wybór kanału i sposobu dokonania Zgłoszenia dotyczącego Pełnomocnika ds. Zgłoszeń zgodnie z ust. 7 należy do Osoby dokonującej Zgłoszenia.
§5 Zgłoszenie – niezbędne elementy
Aby zapewnić efektywność i szybkość podejmowania Działań następczych, weryfikację Zgłoszenia, dalszą komunikację z Osobą dokonująca zgłoszenia, przekazanie informacji zwrotnej, Zgłoszenie powinno zawierać możliwie najpełniejszy opis Informacji o Naruszeniu Prawa, tj.:
a. wskazanie konkretnej osoby lub jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy Zgłoszenie wraz z opisem Naruszenia prawa (czego dotyczy, kiedy i gdzie miało lub mogło mieć miejsce);
b. wskazanie osób mających wiedzę o Naruszeniu prawa lub innych osób mających lub mogących mieć istotne informacje o Naruszeniu;
c. wskazanie lub przekazanie wszelkich dokumentów lub innych informacji lub danych mogących stanowić dowód w sprawie;
d. wszelkie istotne, dodatkowe informacje uprawdopodabniające wystąpienie Naruszenia prawa lub uzasadniające jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie Zgłoszenia;
e. informację, czy sprawa była już w przeszłości sygnalizowana i w jaki sposób;
f. dane kontaktowe Osoby dokonującej zgłoszenia (adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej lub numer telefonu kontaktowego), w celu prowadzenia dalszej korespondencji.
§6 Przyjmowanie Zgłoszeń, wstępna weryfikacja Zgłoszenia.
1. Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, przekazuje Osobie dokonującej zgłoszenia informację o przyjęciu albo odmowie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Osoba dokonująca zgłoszenia nie podała danych kontaktowych, na które należy przekazać potwierdzenie.
2. Informację o przyjęciu lub odmowie przyjęcia Zgłoszenia przekazuje się w sposób i z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Zgłoszeniu albo w sposób, w który doszło do dokonania Zgłoszenia.
3. Niezwłocznie po wpłynięciu Zgłoszenia:
a. podlega ono wstępnej ocenie pod względem formalnym, czy zawiera elementy pozwalające na prowadzenie dalszych czynności przewidzianych Procedurą;
b. podlega ono wstępnej ocenie, czy naruszenie stanowiące przedmiot Zgłoszenia może być uznane za Naruszenie prawa w rozumieniu Procedury;
c. podlega ono wstępnej ocenie, czy naruszenie stanowiące przedmiot Zgłoszenia nie jest oczywiście bezzasadne.
4. W przypadku, gdy:
a. naruszenie stanowiące przedmiot Zgłoszenia nie może być uznane za Naruszenie prawa w rozumieniu Procedury;
b. naruszenie stanowiące przedmiot Zgłoszenia jest oczywiście bezzasadne lub;
c. treść Zgłoszenia zawiera braki uniemożliwiające prowadzenie Działań następczych;
Osobie dokonującej zgłoszenia, nie później niż w terminie, o którym mowa w ustępie 1 niniejszego paragrafu, przekazuje się informację zwrotną o odmowie przyjęcia Zgłoszenia wraz z podaniem przyczyny. Z momentem przekazania ww. informacji zwrotnej, Zgłoszenie uznaje się za zamknięte. Data przekazania informacji zwrotnej o odmowie przyjęcia Zgłoszenia jest datą zakończenia sprawy, którą odnotowuje się w Rejestrze.
5. W każdym innym przypadku, tj. w szczególności, gdy:
a. naruszenie stanowiące przedmiot Zgłoszenia może być uznane za Naruszenie prawa w rozumieniu Procedury;
b. naruszenie stanowiące przedmiot Zgłoszenia nie jest oczywiście bezzasadnie wszczynane lub;
c. treść Zgłoszenia pozwala na dalsze prowadzenie Działań następczych;
Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, ma obowiązek przekazania Zgłoszenia do Komisji ds. Zgłoszeń w celu podjęcia dalszych Działań następczych.
6. W przypadku wątpliwości dotyczących Zgłoszenia, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, może przekazać Zgłoszenie do Komisji ds. Zgłoszeń, jeszcze przed potwierdzeniem przyjęcia Zgłoszenia.
§7 Dalsze Działania następcze, postępowanie wyjaśniające.
1. W ramach prowadzonych w zakresie postępowania wyjaśniającego Działań następczych członkowie Komisji ds. Zgłoszeń są upoważnieni do podejmowania działań zmierzających do dokładnego merytorycznego zbadania Zgłoszenia oraz potwierdzenia Naruszenia prawa, polegających w szczególności na:
a. przeprowadzeniu rozmów z następującymi osobami:
i. Osobą dokonującą zgłoszenia;
ii. Osobą pomagającą w dokonaniu Zgłoszenia (jeżeli jej dane osobowe zostały ujawnione);
iii. Osobą Powiązaną z Osobą dokonującą zgłoszenia (jeżeli jej dane osobowe zostały ujawnione);
iv. inną osobą lub innymi osobami zatrudnionych w Spółce (jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy) lub;
v. osobą lub osobami wskazanymi w Zgłoszeniu (jeżeli dane osobowe takiej osoby zostały ujawnione);
b. zwróceniu się do Osoby dokonującej zgłoszenia o udzielenie dodatkowych, istotnych informacji lub wyjaśnień dotyczących sprawy, chyba że Osoba dokonująca zgłoszenia nie podała danych kontaktowych;
c. zwróceniu się do innych osób zatrudnionych w Spółce lub osób wskazanych w Zgłoszeniu o udzielenie dodatkowych, istotnych informacji dotyczących sprawy lub wyjaśnień z zachowaniem wymogów poufności określonych w Procedurze;
d. ustaleniu i przesłuchaniu świadków Naruszenia prawa;
e. zebraniu lub weryfikacji zgromadzonej w sprawie dokumentacji dotyczącej Zgłoszenia.
2. Przy ocenie, jakie Działania następcze będą odpowiednie dla sprawy i jakie Działania następcze podjąć, uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o Naruszeniu prawa, prawidłowość oceny Informacji o Naruszeniu Prawa oraz adekwatność środków podjętych w celu eliminacji Naruszenia prawa lub jego skutków, z uwzględnieniem wagi sprawy i Zgłoszenia.
3. Z udziału w sprawie wyłącza się Pełnomocnika ds. zgłoszeń lub członka Komisji ds. Zgłoszeń, którego dotyczy Zgłoszenie lub których uczestnictwo może budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności lub powodować konflikt interesów.
4. W przypadku, gdy dokonane w ramach Działań następczych czynności lub zebrana w sprawie dokumentacja w opinii członków Komisji ds. Zgłoszeń nie potwierdza Naruszenia prawa, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, przekazuje Osobie dokonującej zgłoszenia informację zwrotną o zakończeniu postępowania wyjaśniającego bez stwierdzenia Naruszenia prawa wraz z uzasadnieniem. Z chwilą przekazania ww. informacji zwrotnej, Zgłoszenie uznaje się za zamknięte. Data przekazania informacji zwrotnej o zakończeniu postępowania wyjaśniającego jest datą zakończenia sprawy, którą odnotowuje się w Rejestrze.
5. W przypadku, gdy dokonane w ramach Działań następczych czynności w opinii członków Komisji ds. Zgłoszeń potwierdzają Naruszenie prawa, Pełnomocnik ds. Zgłoszeń, przekazuje Osobie dokonującej zgłoszenia informację zwrotną o zakończeniu postępowania wyjaśniającego podając informacje, o których mowa w ustępie 9 niniejszego paragrafu.
6. Maksymalny termin na przekazanie Osobie dokonującej zgłoszenia informacji zwrotnej, rozumianej jako informacji na temat planowanych lub podjętych Działaniach następczych i powodów takich działań, nie może przekroczyć:
a. 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub
b. w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ustępie 1 niniejszego paragrafu – 3 miesięcy od upływu 7-dniowego terminu od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba że Osoba dokonująca zgłoszenia nie podała danych kontaktowych, na który należy przekazać informację zwrotną.
7. Informację zwrotną przekazuje się w sposób i z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Zgłoszeniu, w sposób, w który doszło do dokonania Zgłoszenia albo w inny sposób ustalony z Osobą dokonującą zgłoszenia.
8. Treść informacji zwrotnej przekazywanej Osobie dokonującej zgłoszenia jest przygotowywana przez członków Komisji ds. Zgłoszeń i przekazywana przez Pełnomocnika ds. Zgłoszeń.
9. W treści informacji zwrotnej przekazywanej Osobie dokonującej zgłoszenia wskazuje się co najmniej informacje:
a. o stwierdzeniu bądź niestwierdzeniu Naruszenia prawa;
b. na temat planowanych lub podjętych Działaniach następczych i środkach oraz powodów takich działań lub zastosowanych środkach, które są odpowiedzią na stwierdzone Naruszenie prawa.
10. Przygotowując treść informacji zwrotnej, należy brać pod uwagę zasady dotyczące ochrony danych i poufności określone w §8 Procedury, oraz obowiązek zachowania w tajemnicy przedsiębiorstwa Spółki, szczególnie w przypadku udzielania informacji zwrotnej w odpowiedzi na Zgłoszenie anonimowe. Treść informacji zwrotnej może zawierać pouczenie dla Osoby dokonującej zgłoszenia o konieczności zachowania przekazanej informacji zwrotnej w poufności.
11. W przypadku, gdy dokonane w ramach Działań następczych czynności lub zebrana w sprawie dokumentacja potwierdza dokonanie Naruszenia prawa i jest to uzasadnione charakterem, skalą lub skutkami Naruszenia prawa, Komisja ds. Zgłoszeń może opracować Plan naprawczy zawierający propozycję działań naprawczych i przekazuje ją do wdrożenia właściwej osobie/osobom lub jednostce organizacyjnej Spółki (w szczególności Zarządowi lub Radzie Nadzorczej). Działania naprawcze obejmują w szczególności: wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie Naruszenia prawa oraz naprawienie jego skutków, w tym w szczególności: minimalizację ryzyka prawnego, finansowego lub wizerunkowego dla Spółki.
12. W przypadku, gdy dokonane w ramach Działań następczych czynności lub zebrana w sprawie dokumentacja potwierdza dokonanie Naruszenia prawa członkowie Komisji sporządzają Raport, w którym wskazują: oznaczenie Zgłoszenia, osoby biorące udział w rozpatrywaniu Zgłoszenia, opis podjętych w sprawie czynności, wynik postępowania wyjaśniającego, opis stanu faktycznego, propozycję Działań następczych, jakie powinny zostać podjęte przez Zarząd lub Radę Nadzorczą Spółki, w przypadku gdy Naruszenie prawa jest wynikiem działania Członka Zarządu Spółki.
13. Raport, o którym mowa w ustępie poprzedzającym przekazywany jest do Zarządu Spółki lub Radę Nadzorczą Spółki, w przypadku gdy Naruszenie prawa jest wynikiem działania Członka Zarządu Spółki.
14. Działania następcze mogą polegać w szczególności na:
a. wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub innego właściwego postępowania wobec osoby, która dopuściła się Naruszenia prawa;
b. modyfikacji obowiązujących w Spółce procedur lub schematów działania w celu zapobieżenia wystąpienia Naruszenia prawa w przyszłości;
c. przeprowadzeniu dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych;
d. przeprowadzeniu audytu lub zwiększeniu częstotliwości audytów danego obszaru działalności Spółki;
e. przeprowadzeniu zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji;
f. podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych.
15. Data przekazania Raportu jest datą zakończenia sprawy, którą odnotowuje się w Rejestrze.
§8 Ochrona danych, poufność
1. Dane osobowe Osoby dokonującej zgłoszenia, pozwalające na ustalenie jej tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą tej osoby.
2. Postanowienia ustępu poprzedzającego nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez Organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie.
3. Spółka, po otrzymaniu Zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnych Działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych w związku ze Zgłoszeniami, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Zarządu Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania Działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
5. Osoby upoważnione do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Osobą dokonująca zgłoszenia, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Osobie dokonującej zgłoszenia informacji zwrotnej mogą korzystać z usług zewnętrznych podmiotów, w szczególności zewnętrznych kancelarii prawnych, radców prawnych, adwokatów, lub innych profesjonalnych doradców, jeśli jest to niezbędne dla prawidłowego wyjaśnienia, rozpatrzenia lub postępowania ze Zgłoszeniem. Obowiązek bezwzględnego zachowania poufności rozciąga się wówczas na takie osoby. Spółka ma obowiązek zawrzeć z takimi podmiotami odrębną umowę zobowiązującą do zachowania poufności w zakresie wynikającym z Procedury, chyba, że podmioty zewnętrzne zobowiązane są do zachowania poufności m. in. w zakresie wynikającym z Procedury na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym tajemnicy zawodowej.
6. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może być podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności prawnej (w tym odszkodowawczej) lub dyscyplinarnej osoby, która dopuściła się takiego naruszenia.
§9 Zakaz działań odwetowych
1. Wobec Osoby dokonującej zgłoszenia nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Wobec Osoby dokonującej zgłoszenia zatrudnionej na podstawie stosunku pracy nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
a. odmowie nawiązania stosunku pracy;
b. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy Osoba dokonująca zgłoszenia miała uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nią zawarta taka umowa;
d. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
g. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
h. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
i. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
j. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
k. mobbingu;
l. dyskryminacji
m. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
n. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
o. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Osoby dokonującej zgłoszenia.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, postanowienia ustępu poprzedzającego stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług nie wyklucza zastosowania wobec Osoby dokonującej zgłoszenia takiego działania.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje zarówno ochronę Osoby dokonującej zgłoszenia, jak i Osobie pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Osobie dokonującej zgłoszenia lub Osoby Powiązanej, w szczególności stanowiącej własność tej osoby lub ją zatrudniającej.
5. Za Działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę podjęcia Działań odwetowych określonych w ust. 2 powyżej.
6. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Osoba dokonująca zgłoszenia miała uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Naruszenia prawa zgodnie z przepisami prawa.
7. Osoba dokonująca zgłoszenia nie podlega ochronie przewidzianej Procedurą w sytuacji, gdy Zgłoszenie dokonane jest:
a. w sytuacji, gdy do Naruszenia prawa nie doszło;
b. w złej wierze, w szczególności w celu wyrządzenia szkody lub naruszenia dóbr osobistych innej osoby lub wyłącznie w celu pomówienia innej osoby.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Osobę dokonującą zgłoszenia, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Osoby dokonującej zgłoszenia, która dokonała takiego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego.
9. Osoba, która dokonuje Zgłoszenia, w złej wierze, tj. wiedząc, że do Naruszenia prawa nie doszło, podlega odpowiedzialności karnej.
§10 Rejestr
1. Spółka prowadzi Rejestr Zgłoszeń Naruszeń Prawa.
2. Wszystkie Zgłoszenia, niezależnie od kanału zgłoszenia, są rejestrowane w Rejestrze.
3. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej oraz może być prowadzony w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem dedykowanego systemu informatycznego, do którego dostęp ma Spółka.
4. Dane zawarte w Rejestrze podlegają ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych.
5. Dostęp do Rejestru mają poszczególni Pełnomocnicy ds. Zgłoszeń oraz członkowie Komisji ds. Zgłoszeń (z wyłączeniem osób, których dotyczą Zgłoszenia).
6. W Rejestrze zamieszcza się co najmniej następujące dane:
a. numer Zgłoszenia;
b. przedmiot Naruszenia prawa;
c. dane osobowe Osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
d. adres do kontaktu Osoby dokonującej zgłoszenia;
e. datę dokonania Zgłoszenia;
f. informację o podjętych Działaniach następczych;
g. datę zakończenia sprawy.
7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 11 Dane osobowe Osób dokonujących zgłoszeń
1. Administratorem danych osobowych Osób dokonujących zgłoszeń jest Spółka.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować pod adresem: ul. Opolska 110, 31-323 Kraków, e-mail: iod@summalinguae.com.
3. Dane osobowe Osoby dokonującej zgłoszenia przez nią przekazane przetwarzane będą przez Spółkę w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia, ustalenia, czy będące przedmiotem zgłoszenia naruszenie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie, wykrywania naruszeń w Spółce, rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, podjęcia czynności wyjaśniających, informowania Osób dokonujących zgłoszenia o przyjęciu i rozpatrzeniu zgłoszenia w sposób opisany w Procedurze, jak również podejmowania działań następczych, mających na celu przeciwdziałanie ujawnionym naruszeniom oraz realizacji obowiązków Spółki wynikających z przepisów obowiązującego prawa.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Osób dokonujących zgłoszenia:
a. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Spółce w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w związku z naruszeniem prawa, a także prowadzeniem rejestrów zgłoszeń wewnętrznych, dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę podstawie art. 6 ust. 1 (c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako „RODO”);
b. w zakresie, w jakim Osoba dokonująca zgłoszenia godzi się na ujawnienie swojej tożsamości, podstawą przetwarzania jego danych osobowych będzie jego zgoda (art. 6 ust. 1 (a) RODO);
c. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, w przypadku, gdy prowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego będzie realizacją zadania publicznego związanego z ochroną interesu publicznego, zwalczaniem i wykrywaniem przypadków naruszenia przepisów prawa – dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę podstawie art. 6 ust. 1 (e) RODO,
d. w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (w tym danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, danych o stanie zdrowia, orientacji seksualnej) w zakresie w jakim to przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą – dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę podstawie art. 9 ust. 1 (g) RODO, który należy odczytywać w zw. z art. 6 ust. 1 (e) RODO.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Spółka zapewnia poufności danych Osób dokonujących zgłoszenia, w związku z otrzymanym zgłoszeniem, a w przypadku chęci zachowania przez tę Osobę anonimowości również pełną anonimowość. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz w stosownych przypadkach podmiotom, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych, tzn. dostawcy systemu poczty elektronicznej wykorzystywanej do obsługi zgłoszeń zgodnie z niniejszą Procedurą, hostingodawcom.
9. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, Osobom dokonującym zgłoszenia przysługują, w granicach określonych przepisami prawa oraz w stosownym przypadku, następujące prawa:
a. prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania),
b. prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Spółkę z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania,
c. w przypadku, gdy podstawa prawną przetwarzania danych osobowych Osoby dokonującej zgłoszenia będzie zgoda, w zakresie w jakim Osoba dokonująca zgłoszenia godzi się na ujawnienie swojej tożsamości – prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
d. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu ochrony Danych osobowych – www.uodo.gov.pl).
10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak niezbędne do przekazania zgłoszenia zgodnie z treścią niniejszej Procedury.
11. Dane osobowe Osób dokonujących zgłoszenia mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy z uwagi na korzystanie z usług Microsoft Corporation (dedykowany do przyjmowania zgłoszeń formularz kontaktowy – Microsoft Forms). Na mocy decyzji z 10 lipca 2023 r. Komisja Europejska zapewniła o odpowiednim poziomie ochrony danych osobowych na podstawie Ram Ochrony Danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework). Przekazywanie danych osobowych z EOG do organizacji, które przystąpiły do programu Ram ochrony danych UE – USA i znajdują się na liście opublikowanej przez Departament Handlu USA, jest możliwe bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń, czy zastosowania takich instrumentów prawnych jak standardowe klauzule umowne, bądź wiążące reguły korporacyjne. Microsoft Corporation przystąpiło do programu Ram Ochrony Danych UE-USA i znajduje się na wspomnianej liście (https://www.dataprivacyframework.gov/list).
12. Na podstawie zgromadzonych danych osobowych nie będą przez Spółkę podejmowane zautomatyzowane decyzje, w tym decyzje będące wynikiem profilowania.
§12 Postanowienia końcowe
1. Procedurę ustalono po konsultacjach z przedstawicielami osób zatrudnionych w Spółce.
2. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości przez Zarząd Spółki osobom zatrudnionym.
3. Aktualną wersję Procedury udostępnia się do wglądu w każdym czasie w formie elektronicznej za pośrednictwem platform stosowanych w Spółce.
4. Informację o obowiązywaniu Procedury wraz z jej treścią lub sposobem zapoznania się z jej treścią należy podawać lub udostępniać już w pierwszej korespondencji prowadzonej w związku z rozpoczętą rekrutacją lub negocjacjami poprzedzających zawarcie umowy.
5. Spółka dokonuje każdorazowo weryfikacji stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.