Ochrona danych osobowych w biurze tłumaczeń

Ostatnia aktualizacja: 10 lipca, 2018

Ochrona danych osobowych to temat, z którym musi się dziś zmierzyć każdy rodzaj biznesu. Nowe zasady wprowadzone w postaci RODO obejmują oczywiście także biura tłumaczeń. Wdrożenie polityki ochrony danych osobowych dla tłumaczy jest absolutnie obowiązkowe i musi być przeprowadzone według obowiązujących zasad. Wielu firmom potrzebne jest także tłumaczenie RODO – poniżej garść porad jak znaleźć dostawcę, który nie tylko przetłumaczy ustawę ale także odniesie się do jej postanowień. 

Cały proces zależy oczywiście od tego jak szeroka jest skala działalności biura tłumaczeń, czy tłumacze pracują jako współpracownicy czy są także osoby zatrudnione na stały etat. Tłumacz współpracujący, tym bardziej jeśli sam również zatrudnia innych tłumaczy, powinien także zadbać o wdrożenie RODO dla swojej działalności.

Od czego zacząć RODO dla tłumaczy

Pierwsza i najważniejsza kwestia to sprawdzenie jakie działania zostały podjęte do tej pory w kwestii bezpieczeństwa danych osobowych w biurze tłumaczeń. Najlepiej jest podjąć współpracę z kancelarią prawną lub specjalistami wyszkolonymi w tej dziedzinie, którzy pomogą nam przeprowadzić proces wdrożenia najnowszego rozporządzenia.

Najważniejsze kwestie to sprawdzenie dotychczasowej polityki bezpieczeństwa. Należy sprawdzić czy biuro tłumaczeń zapewnia wydzielone zbiory ochrony danych. To bardzo ważne w tego typu działalności ponieważ dane osobowe przetwarzane są tutaj na kilku płaszczyznach.

Ochrona danych osobowych w biurze tłumaczeń

Biuro tłumaczeń lub tłumacz, a w szczególności tłumacz przysięgły w swojej działalności muszą dbać o przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Istnieje bowiem kilka aspektów przetwarzania danych w tego typu biznesie, z których wszystkie wymagają wprowadzenia odpowiednich procedur.

Marketing w biurze tłumaczeń

Działalność tłumaczeniowa jest w kwestii ochrony danych bardzo złożona. Przetwarzane mogą być tutaj dane związane z działalnością marketingową w tym z gromadzeniem danych statystycznych. To zazwyczaj opiera się o działalność online czyli np.:

Wszystkie te czynności muszą być prawidłowo zabezpieczone. Należy poinformować subskrybentów o polityce prywatności, regulaminie korzystania z serwisu oraz zapewnić o przestrzeganiu najnowszych zasad RODO dla biur tłumaczeń.

Ochrona danych osobowych w biurze tłumaczeń – tłumaczenia przysięgłe

Tłumacze przysięgli od zawsze zobowiązani są do prowadzenia Repetytorium Tłumacza Przysięgłego, którego kontrola podlega Komisji Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości. Dzięki temu klienci, którzy powierzają tłumaczom przysięgłym często najbardziej wrażliwe dane osobowe, mogą być pewni, że ich dane są przechowywane i przetwarzane w sposób bezpieczny i kontrolowany przez instytucje państwowe.

Takich danych w żadnym wypadku nie wolno udostępniać osobom trzecim. Upoważnione są do tego jednak np. Urzędy Wojewódzkie, które mogą zażądać wglądu w Repetytorium Tłumacza. RODO dla tłumaczy przysięgłych wymaga zatem uaktualnienia wszelkich procedur i sprawdzenia ich przebiega przez wykwalifikowanych specjalistów.

Tłumaczenie RODO a działalność biura tłumaczeń

Dane osobowe mogą zawierać nie tylko materiały przeznaczone do tłumaczenia przysięgłego. Każde zamówienie jakie otrzymuje profesjonalne biuro tłumaczeń przechodzi przez system korespondencji czy stronę internetową, by na końcu znaleźć się w programie wspomagającym proces tłumaczenia. Przechowywanie danych w systemach informatycznych jest procedurą, którą także należy odpowiednio skontrolować i zabezpieczyć.

Wszyscy pracownicy, którzy mają styczność z danymi osobowymi powinni zostać przeszkoleni według zasad najnowszego rozporządzenia dotyczącego Polityki Ochrony Danych Osobowych. Dodatkowo należy sprawdzić czy systemy informatyczne używane w biurze tłumaczeń oraz przez współpracujących tłumaczy mają wystarczające zabezpieczenia. Jeżeli jako biuro tłumaczeń współpracujemy przy procesie tłumaczenia z innymi firmami, niezbędnym jest podpisanie z nimi tzw. umów powierzenia danych osobowych.

Powiązane wpisy

Summa Linguae korzysta z plików cookie dla lepszego rozumienia sposobu korzystania ze strony internetowej. Dalsze korzystanie z tej strony internetowej jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na politykę cookies.

Więcej