Optimering av processer och kontroll över kostnader är de viktigaste utmaningarna för många företag idag. Därför väljer allt fler företag, speciellt de som är verksamma globalt, att outsourca sitt översättningsarbete. Men ju större projektet är, desto svårare är det att koordinera, och desto längre tid tar det att slutföra. Sådana utmaningar kan övervinnas om man använder ett TMS (Translation Management System), en plattform för hantering av översättningar, som både säkerställer konsekvent terminologi och datasäkerhet. Låt oss titta på hur detta komplexa men ytterst användbara verktyg fungerar.
Snabb och effektiv hantering av översättningar är ett måste för många företag. Tänk dig ett globalt företag med en helpdesk som ger support på 80 olika språk till kunder över hela världen. Dessa förväntar sig att få sina frågor besvarade på ett litet kick – och naturligtvis måste svaren vara både korrekta och användbara. Det är bland annat i den här typen av projekt vi introducerar en TMS-plattform. När kunden behöver snabba och konsekventa översättningar till olika språk finns det ingen bättre lösning.
Hur fungerar ett TMS i praktiken?
Om du inte redan har arbetat med ett TMS-system kan du föreställa dig en plattformslösning som underlättar arbetet för till exempel projektledare gentemot klienter, översättningsavdelningar och översättningsbyråer, enskilda översättare, granskare och korrekturläsare. Samtidigt möjliggör systemet snabba översättningar av innehåll till många språk genom att många processer automatiserats. Systemet fungerar som ett nav som ger tillgång till alla översättningsfunktioner och all kvalitetshantering av ett projekt – för att bara nämna några möjligheter som man får med ett TMS-system.
TMS-system har en öppen arkitektur, vilket innebär att det enkelt kan skalas upp eller ned efter behov. Den här typen av programvara kan kombineras med tredjepartssystem med hjälp av API:er, till exempel för hantering av content eller produktdata i CMS, PIM eller CRM-system eller för maskinöversättning. Härigenom upprättas enkelt en kontinuerlig försörjningskedja med ett smidigt dataflöde.
Översättningssystem och översättningsminnen
Men detta är inte de enda fördelarna och funktionerna. Systemet innehåller dessutom översättningsdatabaser. Där lagras terminologi och specialiserat ordförråd – lättillgängligt för användarna. I praktiken innebär detta att tidigare översättningar lagras i ett centralt översättningsminne. Alla färdiga översättningar utgör basen för efterföljande projekt. Om liknande innehåll dyker upp längre fram kan översättaren återanvända eller anpassa den tidigare översättningen. På så sätt sparar man tid – och tid är som bekant pengar.
Översättningsminnet är också ett verktyg för att upprätthålla konsekvensen i flerspråkig företagskommunikation, även när specialisterna som arbetar med projektet finns utspridda i olika delar av världen. De översättare som är involverade i projektet använder en och samma specifika terminologi från databasen. Det bidrar till varumärkesbyggandet, och till kundernas tillit. Databasen kan dessutom fyllas på med data, till exempel med fackspecifik terminologi via Excel-filer, och den kan även integreras med CMS- eller CRM-system.
Smarta översättningar
TMS-plattformen kan liknas vid en virtuell samverkansplattform. Det innehåller en modul för projekthantering, vilket gör det lätt att lägga till användare till projektet och övervaka förloppet. Samtidigt elimineras en betydande del av de manuella uppgifterna, till exempel att skicka filer fram och tillbaka och e-postkorrespondens med frågor och svar. Allt som behövs är nära till hands i samma plattform.
Kvalitetskontroll spelar också en mycket viktig roll i systemet, eftersom den gör det möjligt att specificera kvalitetskriterier, som användning av speciell textformatering eller konsekvent terminologi. En översättare som arbetar på en viss översättning får därför meddelanden om eventuella fel innan hen slutför arbetet. På så sätt kan man inte bara undvika småfel utan även allvarliga misstag som kan få konsekvenser för hela företagets drift.
Se mer om översättningsminnen här.
