Lokalisering av HR-dokumentasjon: Kunsten å engasjere hele den globale arbeidsstyrken

Ekskluderer dere deler av arbeidsstokken uten å ville det fordi internkommunikasjonen deres bare foreligger på ett språk? Vi forklarer hvordan dere kan engasjere og involvere samtlige ansatte, uansett språk og arbeidssted.

Selv om et globalt selskap holder nettmøter på ett felles språk som alle forstår, for eksempel engelsk, er det ikke gitt at det samme språket brukes til daglig i de regionale avdelingene.

De ansatte i de regionale avdelingene snakker morsmålet sitt og arbeider i tråd med lokal kultur og tradisjoner. Det bør derfor ikke overraske noen at en sentralisert tilnærming til internkommunikasjon, der det bare tas hensyn til én kultur, har begrenset rekkevidde og gjennomslagskraft.

Tenk deg et amerikansk konsern med datterselskaper rundt om i verden, der HR-avdelingen sender ut alt fra kunngjøringer av månedens medarbeider til selskapets årsrapport på engelsk til samtlige ansatte.

I den belgiske avdelingen er det imidlertid bare noen få ledere som leser materialet som kommer fra den amerikanske HR-avdelingen, siden den belgiske arbeidsmiljøloven slår fast at kommunikasjon med medarbeidere på lavere nivå skal foregå på det lokale språket.

Godt lokalisert internkommunikasjon har potensial ikke bare til å øke engasjementet blant de ansatte, men til å øke produktiviteten i hele organisasjonen fordi det gjør at alle føler tilhørighet til et fellesskap.

Dette kan være vanskeligere å få til når medarbeiderne er spredd rundt om i verden, men det er verdt innsatsen. En McKinsey-rapport har vist at produktiviteten kan øke med 20–25 % i selskaper der de ansatte har tettere sosiale bånd – uansett språk og land.

Hva kan så bedriftene gjøre for å gripe denne muligheten?

Hvilke HR-dokumenter er det viktigst å lokalisere?

1. Nyheter

Interne nyheter og viktige kunngjøringer, enten de formidles i form av nyhetsbrev, artikler på intranettet eller i andre medier, er en viktig del av en bedrifts felles hverdag. Denne typen kommunikasjon kan også være et viktig verktøy for å innhente tilbakemeldinger fra de ansatte.

For at nyhetsformidling og eventuelle tilbakemeldinger skal kunne ha noen nytteverdi for virksomheten, må imidlertid disse forstås av og være relevante for hele virksomheten, ikke bare en del av den. Ingen bør ekskluderes fra samtalen på grunn av forskjeller i språk, arbeidssted eller kultur.

2. Retningslinjer

De fleste bedrifter gir nyansatte en personalhåndbok for å hjelpe dem å sette seg inn i regler og instruksjoner, praksis og prosedyrer som skal følges innad i organisasjonen. I tillegg foreligger det viktige retningslinjer, for eksempel for helse, miljø og sikkerhet, som skal sikre at alle aktiviteter som utføres i bedriften, oppfyller interne og lovfestede krav i det enkelte landet.

Det er avgjørende at slik grunnleggende informasjon distribueres til alle ansatte i organisasjonen. Lokalisering av alle HR-bestemmelser som skal bidra til å gjøre arbeidsplassen trygg og effektiv, er ikke bare en god forretningsmessig beslutning, det kan også bidra til å hindre at bedriften uforvarende bryter lokale lover og regler.

3. Programvare

Mange av de daglige HR-oppgavene utføres ved hjelp av bedriftens felles datasystemer. For eksempel kan medarbeiderne sende inn timelister, søke om ferie og fylle ut egenevalueringer fra sin egen kontorplass, uansett hvor det måtte være.

Hvis noen av instruksjonene, grensesnittelementene eller inndatametodene ikke er tilpasset lokale brukeres behov, vil imidlertid de aktuelle ansatte få en urimelig ulempe.

Spørsmål med flere svaralternativer kan for eksempel virke forvirrende i visse kulturer der dette ikke er en vanlig spørsmålsform.

Selskaper som tilbyr e-læringskurs legger hindringer i veien for internasjonale medarbeidere dersom opplæringen ikke blir korrekt oversatt til morsmålet deres og presenteres i et format de er fortrolige med.

Selskapene må også forholde seg til ulike regler i forskjellige land når det gjelder lagring av opplysninger om de ansatte.

4. Konserndokumenter

Konsernets offisielle dokumenter favner alt fra økonomiske prognoser til juridisk dokumentasjon og aksjemarkedsrapporter. Dette kan være teknisk tunge tekster fulle av lange og innfløkte setninger som gir liten mening for dem som ikke er spesialister på det aktuelle fagområdet.

Det å skulle oversette denne typen komplisert språk kan være utfordrende nok i seg selv, og selv det minste avvik fra den opprinnelige intensjonen kan få alvorlige konsekvenser. I tillegg til dette kommer forskjeller i enhetene som brukes, hvordan man angir måltall, valutaer og datoer og faste uttrykk og idiomer, og – selvsagt – lokale lover og regler.

Lokalisering av HR-stoff som virkemiddel for å engasjere og holde på medarbeiderne

Hvis et selskaps HR-avdeling skal lykkes globalt, må den først lykkes lokalt.

Av grunner vi har skissert ovenfor, kan imidlertid dette være en overveldende oppgave. Det kan derfor være både smart og effektivt å samarbeide med et erfarent lokaliseringsteam. Søker dere hjelp hos fagfolk, kan dere gi medarbeiderne og andre interessenter tilgang til stoff på morsmålet, tilpasset deres konkrete kultur og regionale kontekst.

Effektiv lokalisering av internkommunikasjon blir dermed et synlig bevis på at hver medarbeider teller. Det forankrer også selskapets verdier i hele virksomheten og sikrer at hele arbeidsstokken trekker i retning av de samme målene.

Summa Linguae Technologies (SLT) er eksperter på lokalisering for næringslivet og hjelper globale selskaper med å formulere HR-innhold som dekker de ansattes behov, uansett hvor i verden de befinner seg. Thomas Boettger er prosjektleder i SLT. For ham gir lokalisering fordeler for alle deler av virksomheten:

«HR-lokalisering sikrer at internkommunikasjonen får den tilsiktede effekten i hele selskapet. Det kan gjøre selskapet mer helhetlig og medarbeiderne mer fornøyde, slik at de får lyst til å bli i jobben, noe som igjen kan bidra til å styrke merkevaren generelt og skape sterk vekst.»

Har denne artikkelen fått deg til å se at selskapets internkommunikasjon og HR-dokumentasjon ikke når like effektivt ut til alle deler av den globale organisasjonen som den burde? I så fall kan du kontakte SLT i dag og finne ut mer om hvordan du og bedriftens ansatte kan dra nytte av lokalisering.

Relaterte innlegg

Summa Linguae Technologies bruker cookies for å få en bedre forståelse av hvordan nettstedet blir brukt. Ved å fortsette å bruke dette nettstedet samtykker du i denne policyen.

Les mer